Changelog

Alle nennenswerten Änderungen an InvoiceOtter werden hier dokumentiert. Das Format orientiert sich an Keep a Changelog.

Versionsnummern folgen Semantic Versioning: MAJOR.MINOR.PATCH — z. B. 1.2.0 für neue Funktionen, 1.0.1 für Fehlerbehebungen.

Version 1.x

[1.8.0] – 2026-08-05

Neu

• Einstellungen komplett neu strukturiert: Statt sieben teils überladenen Tabs gibt es jetzt sechs klar abgegrenzte Bereiche: Unternehmen (Firmendaten, Rechtsform, Steuerliche Identifikation, Bankverbindung), Steuer & eRechnung (Kleinunternehmerregelung, Reverse-Charge, ZUGFeRD-Profil), Dokumente (Nummernkreise, Standardtexte), Stammdaten (Einheiten, Steuersätze, Zahlungsbedingungen, Zahlungsarten, Klauseln), Ablage & Export (Speicherpfade, CSV-Import/-Export) und System (Updates, E-Mail-Versand). Alle Abschnitte haben jetzt passende Icons und Hinweistexte unter den wichtigsten Feldern.
• eRechnung im Kundenstamm vorbereiten: Im Kundenformular gibt es einen neuen Abschnitt „eRechnung” mit dem bevorzugten Rechnungsformat (ZUGFeRD oder XRechnung), der Leitweg-ID für Behördenkunden und einer optionalen elektronischen Adresse. Diese Angaben werden gespeichert und sind die Grundlage für die künftige XRechnung-Ausgabe — die eigentliche Ausgabe als reine XML-Datei folgt in einer späteren Version.
• eRechnung-XML direkt einsehen: In der Detailansicht eines finalisierten Dokuments (außer Angebot) zeigt der neue Bereich „eRechnung-XML” die eingebettete ZUGFeRD-XML mit Syntax-Hervorhebung an — ohne das PDF extern öffnen zu müssen.

Verbesserungen

• Robustere Datenbank-Updates: Schema-Änderungen laufen jetzt über formale, versionierte Migrationen statt eines rein additiven Skripts. Bestehende Datenbanken werden beim ersten Start nach dem Update automatisch und ohne Datenverlust auf den neuen Stand gebracht.
• Zeilenrabatt in der eRechnung (nur Profil Extended): Ein auf Positionsebene eingetragener Rabatt wird im ZUGFeRD-Profil Extended jetzt zusätzlich als eigenes, strukturiertes Element in der XML abgebildet. Im Netto-Einzelpreis und in den Rechnungssummen war und ist der Rabatt in jedem Profil korrekt berücksichtigt.
• Label „Reverse-Charge als Standard vorbelegen”: Das bisherige Label „Reverse-Charge vorbereiten” war missverständlich und wurde umbenannt, inklusive erklärendem Hinweistext.

[1.7.1] – 2026-07-17

Verbesserungen

• ZUGFeRD-Profilauswahl bereinigt: Es stehen nur noch die Profile EN 16931 (Standard) und Extended zur Auswahl. Die Profile Minimum, Basic WL und Basic wurden entfernt — Minimum und Basic WL sind laut aktueller EN16931-Codeliste in Deutschland seit dem 1. Januar 2025 nicht mehr zulässig, Basic bietet gegenüber EN 16931 keinen Vorteil. Bereits gespeicherte Einstellungen mit einem der entfernten Profile werden automatisch auf EN 16931 umgestellt.
• Zusätzliche Angaben in der eRechnung: USt-ID des Kunden, Kontakt-E-Mail/Telefon des Verkäufers sowie eine Zahlungsreferenz (die Rechnungsnummer) werden jetzt automatisch in die ZUGFeRD-XML übernommen, sofern vorhanden.
• Strengere Länderprüfung: Das Land-Feld bei Kunden und Firmendaten (inkl. CSV-Import) wird jetzt gegen eine echte Liste gültiger Ländercodes geprüft, statt nur die Zeichenlänge zu kontrollieren. Ein Tippfehler wie „UK” statt „GB” wird jetzt direkt gemeldet, statt unbemerkt als „Deutschland” in der eRechnung zu landen.

Fehlerbehebungen

• eRechnung bei Kleinunternehmern: Rechnungen unter der Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) enthielten keinen Steuerbefreiungsgrund in der ZUGFeRD-XML — ein laut EN 16931 (Regel BR-E-10) zwingend erforderliches Feld. Wird jetzt korrekt mit dem hinterlegten Kleinunternehmer-Hinweistext befüllt.
• ZUGFeRD-Profil in PDF-Metadaten: Beim Extended-Profil zeigten die PDF/A-Metadaten trotzdem immer „EN 16931” an — die eingebettete XML war zwar korrekt, aber die Metadaten stimmten nicht überein. Behoben.
• Zahlungsbedingungen ohne Fälligkeitsdatum: Ein freier Zahlungsbedingungen-Text ging in der eRechnung verloren, wenn kein festes Fälligkeitsdatum hinterlegt war. Wird jetzt auch ohne Fälligkeitsdatum übernommen.
• Mengeneinheit „Stück”: Wurde auf einen unüblichen Code gemappt — jetzt auf den in Deutschland gebräuchlichen Standard-Code korrigiert.
• Rechnungskorrektur ohne Originalbeleg: Beim Anlegen einer Rechnungskorrektur ohne Angabe eines Originalbelegs erschien eine technische statt einer verständlichen Fehlermeldung. Behoben.

[1.7.0] – 2026-06-18

Neu

• PDF wird jetzt beim Finalisieren gespeichert: Sobald ein Dokument finalisiert wird, erzeugt InvoiceOtter automatisch das finale PDF und legt es im konfigurierten Ausgabeordner ab. Ein separater Export-Schritt entfällt. Schlägt die PDF-Erzeugung fehl, bleibt das Dokument im Entwurf-Status — es wird kein unvollständiger Stand finalisiert.

• „Dokument öffnen”-Button: In der Detailansicht jedes finalisierten Dokuments gibt es jetzt den Button „Dokument öffnen”. Er öffnet das gespeicherte PDF direkt im Standard-PDF-Programm — ohne Suche im Datei-Explorer.

• Rechtsform: Wähle zwischen Einzelunternehmer / Freiberufler, Personengesellschaft (GbR, KG, OHG) und Kapitalgesellschaft (GmbH, UG, AG).

  • Registergericht und Handelsregisternummer werden nur angezeigt, wenn eine Personengesellschaft oder Kapitalgesellschaft gewählt ist.
  • Das Feld Geschäftsführung erscheint nur bei Kapitalgesellschaften und wird automatisch im Abschlusstext des PDFs ergänzt.

• ZUGFeRD-Profil wählbar: Wähle zwischen Minimum, Basic WL, Basic, EN 16931 und Extended. Standard bleibt EN 16931 (Comfort) — das breiteste kompatible Profil. (Hinweis: Minimum, Basic WL und Basic wurden in Version 1.7.1 wieder entfernt, siehe oben.)

• Reverse-Charge (§ 13b UStG) in der eRechnung vollständig: Bei aktiviertem Reverse-Charge werden jetzt Steuerkategorie AE, Befreiungsgrund-Code VATEX-EU-AE und der Freitext Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers gemäß EN 16931 in die ZUGFeRD-XML geschrieben (BT-118, BT-120, BT-121).

Verbesserungen

• Logo-Einstellungen neu gestaltet: Die bisherigen Felder Position X, Offset Y und Volle Breite wurden durch zwei intuitivere Einstellungen ersetzt:

  • Ausrichtung (Links / Mitte / Rechts) — bestimmt wo das Logo im Briefkopf landet
  • Abstand von oben (mm) — absoluter Abstand vom Papierrand, Standard 15 mm

  Das Logo wird nur verkleinert, wenn es breiter als 170 mm ist; die Höhe bleibt unbegrenzt. Nach dem Update bitte die Logo-Position einmalig prüfen und ggf. neu einstellen.

• Button „Als versendet markieren” → „Versendet”: Der Aktions-Button in der Dokumentenliste heißt jetzt kürzer „Versendet” und macht deutlich, dass die Aktion nur den Status setzt — der PDF-Versand per E-Mail bleibt weiterhin ein separater Schritt außerhalb von InvoiceOtter.

Fehlerbehebungen

• „PDF nach Export automatisch öffnen” funktioniert jetzt auf Windows: Die Einstellung unter Verzeichnisse öffnet das PDF beim Finalisieren zuverlässig im Standard-PDF-Programm. Zuvor schlug das Öffnen auf Windows still fehl.

[1.6.1] – 2026-06-01

Neu

• Konfigurierbare Startnummer pro Nummernkreis: Unter Einstellungen → Nummernkreise lässt sich jetzt für jeden Dokumenttyp (Rechnung, Angebot, Storno) eine individuelle Startnummer festlegen. Wer von einer anderen Software wechselt, kann den Zähler nahtlos fortführen — z. B. bei Rechnung 48 weitermachen statt bei 1 neu zu starten.

• Jahresbezogen oder fortlaufend — automatisch erkannt: InvoiceOtter erkennt nun selbst, ob ein Nummernkreis jahresbezogen oder fortlaufend ist — je nach Format. Enthält das Format {jjjj} oder {jj}, startet der Zähler zum Jahreswechsel automatisch neu. Ohne Jahres-Platzhalter (z. B. RE-{n4}) läuft der Zähler unbegrenzt weiter. Ein separater Schalter ist nicht nötig.

• Zählerstand direkt editierbar: Der aktuelle Zählerstand (= nächste zu vergebende Nummer) ist jetzt im Einstellungs-Tab sichtbar und kann direkt bearbeitet werden. So lässt sich eine Migration von anderer Software exakt abbilden. Im jahresbezogenen Modus ist außerdem ein Reset-Button verfügbar, der den Zähler auf die Startnummer zurücksetzt.

• Modus-Anzeige pro Format: Jedes Nummernformat zeigt jetzt direkt darunter an, ob der Nummernkreis 📅 Jahresbezogen oder 🔢 Fortlaufend ist — für sofortige Orientierung ohne Handbuch.

Verbesserungen

• Dokumententabelle: Die Spalte „Nr” ist jetzt breiter (150 px statt 110 px) — lange Nummern wie RE-2026-0048 werden vollständig angezeigt ohne abgeschnitten zu werden.

[1.6.0] – 2026-05-30

Neu

• Globale Schnellsuche (Strg+K): Eine neue Suchfunktion ist jetzt über die gesamte App erreichbar — entweder per Tastenkürzel Strg+K oder über den Such-Button in der oberen Leiste. Die Suche findet Dokumente nach Nummer, Kundenname und Betrag sowie Kunden nach Firmenname, Kundennummer und E-Mail. Klick auf ein Ergebnis öffnet das Dokument direkt.

• Entwürfe in eigenem Unterordner: Vorschau-PDFs, die während der Bearbeitung eines Entwurfs gespeichert werden, landen jetzt in einem separaten Unterordner (Standard: Entwürfe). So mischen sich Entwürfe nicht mehr mit finalen Dokumenten. Der Name des Unterordners ist frei konfigurierbar unter Einstellungen → Verzeichnisse.

• PDF nach Export automatisch öffnen: Unter Einstellungen → Verzeichnisse gibt es eine neue Option: „PDF nach Export automatisch öffnen”. Ist sie aktiviert, öffnet InvoiceOtter jedes gespeicherte PDF sofort im Standard-PDF-Programm — sowohl bei finalisierten Dokumenten als auch bei Entwürfen.

• Tastenkürzel für häufige Aktionen: Die Dokumenten-Seite unterstützt jetzt Keyboard-Shortcuts:

  Kürzel	Aktion
  Strg+N	Neues Dokument
  Strg+S	Speichern
  Strg+P	Vorschau-PDF
  Strg+K	Schnellsuche öffnen
  Esc	Formular / Suche schließen

Verbesserungen

• Verbesserte Fehlerdiagnose: Fehler in kritischen Bereichen (Lizenzprüfung, Nummernvergabe, PDF-Speicherung, Backup, Schema-Migration) werden jetzt vollständig in der Diagnose-Logdatei erfasst — einschließlich Fehlermeldung und Ursache. Unbehandelte Ausnahmen in der Oberfläche landen ebenfalls im Log. Das erleichtert die Ursachenanalyse im Fehlerfall erheblich.

Fehlerbehebungen

• Entwurf-Vorschau im falschen Ordner: Die Vorschau-Funktion in der Dokumentendetailansicht speicherte das Entwurfs-PDF fälschlicherweise im Rechnungsordner statt im Entwurfsordner. Behoben.

• Tastenkürzel: App-Absturz auf anderen Seiten: Wenn Strg+N, Strg+S oder Strg+P auf einer anderen Seite als „Dokumente” gedrückt wurden, stürzte die App ab. Der Event-Listener wird jetzt beim Verlassen der Dokumenten-Seite korrekt entfernt.

[1.5.1] – 2026-05-19

Sicherheit

• Lizenzvalidierung: Neuer RSA-Rotationsschlüssel hinzugefügt — bestehende Lizenzen funktionieren weiterhin ohne Änderung

[1.5.0] – 2026-05-19

Verbesserungen

• Audit-Log: Was hat sich geändert? Das Änderungsprotokoll zeigt jetzt bei jedem Speichern genau, welche Felder verändert wurden — mit altem und neuem Wert. Beispiel: Kunde: Muster GmbH → Neue GmbH, Einzelpreis: 80,00 → 100,00
• Vorschau speichert automatisch: Der „Vorschau”-Button speichert den Entwurf vor dem Öffnen des PDFs — die angezeigte Vorschau entspricht immer dem aktuellen Stand
• Ungespeicherte Änderungen werden erkannt: Beim Schließen eines geänderten Entwurfs erscheint eine Rückfrage — kein versehentlicher Datenverlust mehr
• Audit-Log-Block visuell hervorgehoben: Der Protokoll-Abschnitt in der Dokumentenansicht ist jetzt farblich abgesetzt und leichter zu überfliegen

Fehlerbehebungen

• eRechnung (ZUGFeRD): Pflichtfeld ApplicableHeaderTradeDelivery fehlte in der XML — externe Validatoren meldeten einen XSD-Fehler. Dieser Fehler ist behoben; das Liefer-/Leistungsdatum wird jetzt korrekt eingebettet
• eRechnung: Fehlende Pflichtfelder (Firmenname, Steuernummer/USt-ID) führten bisher zu stiller Produktion einer ungültigen XML. Jetzt erscheint eine klare Fehlermeldung mit Hinweis auf das fehlende Feld
• Neues Dokument: Nach dem Anlegen oder Schließen eines Dokuments blieb der zuletzt verwendete Kundenname im Eingabefeld stehen und musste manuell gelöscht werden — das Feld wird jetzt korrekt zurückgesetzt
• Audit-Log: Beim Anlegen eines neuen Dokuments aus einem Angebot heraus stand im Protokoll „Neuer Invoiceentwurf” statt „Neuer Rechnungsentwurf” — alle Dokumenttypen werden jetzt mit deutschen Bezeichnungen protokolliert

[1.4.0] – 2026-05-17

Neu

• Änderungsprotokoll (Audit-Log): Unter „Über InvoiceOtter” ist jetzt ein vollständiges Protokoll aller Statusänderungen und Löschungen einsehbar — nach Dokumentnummer filterbar und als CSV exportierbar
• Begründung bei Statusänderungen: Beim Stornieren oder Löschen eines Dokuments kann eine Begründung eingetragen werden, die im Protokoll sichtbar bleibt
• Flexibler PDF-Ausgabeordner: Der Speicherort für PDFs lässt sich jetzt mit Platzhaltern individuell strukturieren, z. B. nach Jahr, Monat oder Dokumenttyp
• Update-Prüfung auf Wunsch: Die automatische Prüfung auf neue Versionen ist standardmäßig deaktiviert und kann in den Einstellungen gezielt eingeschaltet werden

Verbesserungen

• Einheitliche Bedienung in allen Listen: Kunden, Artikel und Dokumente verhalten sich jetzt überall gleich — Einfachklick wählt aus, Doppelklick öffnet, das Aktionsmenü ist einheitlich aufgebaut
• Übersichtlichkeit: Diagnose- und Protokollansichten wurden aus den Einstellungen in den „Über”-Bereich verschoben

[1.3.0] – 2026-05-17

Neu

• Angebot annehmen: Ein versendetes Angebot lässt sich mit einem Klick annehmen — InvoiceOtter erstellt daraus sofort einen fertigen Rechnungsentwurf mit allen Positionen, Kundendaten und Konditionen
• Angebote laufen automatisch ab: Sobald das Gültig-bis-Datum eines Angebots erreicht ist, wechselt der Status automatisch auf „Abgelaufen” — kein manueller Eingriff nötig
• Eigene Nummernkreise je Dokumenttyp: Angebote, Rechnungen und Stornorechnungen zählen jetzt getrennt und haben jeweils ein eigenes Präfix (z. B. AN-2026-0001 für Angebote, RE-2026-0001 für Rechnungen)

Verbesserungen

• Stabilität: Interne Qualitätssicherung deutlich ausgebaut — mehr Bereiche der App werden automatisch auf korrekte Funktion geprüft, bevor ein Update veröffentlicht wird

[1.1.0] – 2026-05-16

Verbesserungen

• Revisionssichere Protokollierung: Jede Statusänderung an einem Dokument (Finalisieren, Versenden, Stornieren) wird mit Datum und Benutzer aufgezeichnet — Voraussetzung für GoBD-konforme Buchführung
• Schutz vor Datenverlust: Die App lässt sich nicht mehr versehentlich doppelt starten
• Stabilität: Interne Qualitätssicherung für den ZUGFeRD-Export (eRechnung) ausgebaut

[1.0.0] – 2026-04-13

Erstes öffentliches Release. 🎉

Neu

• Angebote, Rechnungen und Stornorechnungen erstellen
• Kundenstamm und Artikelkatalog verwalten
• PDF-Export mit eigenem Logo und Layout
• eRechnung im ZUGFeRD Basic-Format (EN 16931)
• Automatische Rechnungsnummerierung mit konfigurierbarem Präfix
• Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) mit automatischem Hinweistext
• Backup erstellen und wiederherstellen
• Automatische Update-Prüfung beim App-Start
• Onboarding-Assistent beim ersten Start
• Globaler Fehler-Dialog bei unerwarteten Abstürzen