Angebote und Rechnungen

InvoiceOtter unterscheidet drei Dokumenttypen, die unterschiedliche Schritte im Geschäftsprozess abbilden:

Schnellsuche

Mit Strg+K (oder dem Suchen-Button oben rechts) öffnet sich die globale Schnellsuche — sichtbar auf jeder Seite der App.

Die Suche findet gleichzeitig in zwei Bereichen:

Bedienung:

1. Strg+K drücken oder auf „Suchen …” in der oberen Leiste klicken
2. Mindestens 2 Zeichen eingeben — Ergebnisse erscheinen sofort
3. Auf ein Dokument klicken → öffnet das Dokument direkt in der Detailansicht
4. Auf einen Kunden klicken → navigiert zur Kundenverwaltung
5. Esc oder Klick außerhalb schließt die Suche

Tastenkürzel

Auf der Dokumenten-Seite stehen folgende Tastenkürzel zur Verfügung:

Neues Dokument erstellen

1. Klicken Sie im linken Menü auf „Dokumente”
2. Wählen Sie oben rechts „+ Neu” und dann den gewünschten Typ
3. Füllen Sie die Pflichtfelder aus (Kunde, Datum, Positionen)
4. Speichern Sie mit „Speichern”

Kunden und Positionen

Im Formular können Sie einen vorhandenen Kunden aus dem Kundenstamm auswählen oder Kundendaten einmalig direkt eingeben, ohne ihn dauerhaft zu speichern.

Jede Position besteht aus:

Angebote

Workflow

Ein Angebot durchläuft folgende Schritte:

Entwurf  -->  Finalisiert  -->  Versendet
                                    |
                    +---------------+---------------+
                    v               v               v
               Angenommen      Abgelehnt       Abgelaufen
                    |
                    v
              Rechnungsentwurf wird automatisch erstellt

Änderungswunsch

Wenn ein Kunde Korrekturen wünscht, nachdem das Angebot bereits versendet wurde:

1. Klicken Sie auf „Änderung anfragen” beim Angebot
2. Das Angebot wechselt zurück in den Status Entwurf
3. Bearbeiten Sie die gewünschten Positionen oder Konditionen
4. Finalisieren und versenden Sie das korrigierte Angebot erneut

Rechnungen

Workflow

Eine Rechnung durchläuft folgende Schritte:

Entwurf  -->  Finalisiert  -->  Versendet
                  |                 |
                  |          +------+----------+
                  |          v      v          v
                  |       Bezahlt  Teilw.   Storniert*
                  |               bezahlt
                  |
                  +-->  Storniert* (vor dem Versand: direkt möglich)

*) Für versendete Rechnungen erfolgt die Stornierung über eine Stornorechnung.

Gespeicherte PDFs

Sobald Sie ein Dokument finalisieren, legt InvoiceOtter automatisch eine unveränderliche PDF-Kopie im konfigurierten Ausgabeordner ab — Rechnungen und Angebote jeweils in getrennten Unterordnern. Es gibt keinen separaten „PDF exportieren”-Schritt mehr.

Dokument öffnen

In der Detailansicht eines finalisierten Dokuments finden Sie den „Dokument öffnen”-Button. Er öffnet das gespeicherte PDF direkt im Standard-PDF-Programm Ihres Systems — kein Suchen im Datei-Explorer erforderlich.

PDF automatisch öffnen

Wenn Sie unter Einstellungen → Verzeichnisse die Option „PDF nach Export automatisch öffnen” aktivieren, öffnet InvoiceOtter das gespeicherte PDF direkt beim Finalisieren — ohne weiteren Klick.

Entwurf-Vorschau im eigenen Ordner

Vorschau-PDFs, die Sie während der Bearbeitung eines Entwurfs speichern (über den „Vorschau”-Button oder Strg+P), landen in einem separaten Unterordner — standardmäßig Entwürfe. Finale Dokumente und Arbeitskopien werden damit sauber getrennt.

Den Namen des Unterordners können Sie unter Einstellungen → Verzeichnisse → Entwürfe frei vergeben.

Vorschau speichert automatisch

Der „Vorschau”-Button im Bearbeitungsformular eines Entwurfs speichert alle offenen Änderungen zuerst und öffnet dann die PDF-Vorschau. Sie sehen also immer den aktuell eingetragenen Stand — nicht einen veralteten Zwischenstand aus der letzten manuellen Speicherung.

Schutz vor versehentlichem Datenverlust

Wenn Sie ein Bearbeitungsformular über „Schließen” verlassen und dabei ungespeicherte Änderungen vorliegen, zeigt InvoiceOtter einen Bestätigungsdialog:

Stornorechnung

Eine Stornorechnung storniert eine Rechnung vollständig und erzeugt eine Gegenbuchung mit negativen Beträgen.

Wann notwendig: Immer dann, wenn eine bereits versendete Rechnung fehlerhaft war oder ein Auftrag vollständig rückgängig gemacht werden soll.

Stornorechnung erstellen

1. Öffnen Sie die zu stornierende Rechnung (Status: Finalisiert oder Versendet)
2. Klicken Sie auf „Storno erstellen”
3. InvoiceOtter erstellt automatisch eine Stornorechnung mit Bezug auf die Originalrechnung
4. Prüfen Sie die Stornorechnung und versenden Sie sie

Status Referenz

Angebote

Rechnungen