Einstellungen

Klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad-Symbol, um die Einstellungen zu öffnen.

📸 Screenshot folgt: Einstellungen-Übersicht

Firmendaten

Hinterlegen Sie hier alle Angaben, die auf Ihren Dokumenten erscheinen sollen.

Rechtsform

Wählen Sie die Rechtsform Ihres Unternehmens. Die Auswahl steuert, welche weiteren Felder sichtbar sind:

Geschäftsführung: Bei Kapitalgesellschaften wird der hier eingetragene Name automatisch als neue Zeile unter dem Abschlusstext im PDF ausgegeben (z. B. Mit freundlichen Grüßen — Max Mustermann).

Logo

Logo-Datei

Geben Sie den vollständigen Dateipfad zu Ihrer Logo-Datei ein oder klicken Sie auf „Datei wählen”. Unterstützte Formate: PNG (empfohlen, transparenter Hintergrund möglich) und JPG.

Logo entfernen: Klicken Sie auf „Entfernen”, um das Logo wieder zu löschen.

Demo-Logo: Aktivieren Sie diese Option, um das mitgelieferte Beispiel-Logo zu verwenden — praktisch zum Ausprobieren, solange Sie noch kein eigenes Logo haben. Sobald ein eigener Dateipfad eingetragen ist, hat das eigene Logo Vorrang.

Logo-Ausrichtung

Legen Sie fest, an welcher Stelle das Logo im Briefkopf erscheint:

Die Ausrichtung Rechts entspricht dem klassischen deutschen Geschäftsbrief nach DIN 5008 und ist für die meisten Unternehmen die richtige Wahl.

Wo erscheint das Logo auf dem Dokument?

┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 25 mm                                             190 mm    │
│  ┌────────────────────────────────────────────────────┐     │
│  │ LINKS: Logo beginnt hier                           │     │  5 mm
│  │            MITTE: Logo ist zentriert               │     │
│  │                           RECHTS: Logo endet hier ▶│     │  25 mm
│  └────────────────────────────────────────────────────┘     │
│  Empfängeradresse (20 mm)           Datum / Nr. (125 mm)    │  45–95 mm
│  ...                                ...                     │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘

Hinweis: Das Logo wird nur verkleinert, wenn es breiter als 170 mm ist. Die Höhe wird nicht begrenzt — ist das Logo zu hoch, überlappt es mit der Adresszone.

Abstand von oben

Legt fest, wie viel Abstand das Logo vom oberen Papierrand hat.

• Standard: 15 mm (entspricht der DIN-5008-Kopfzone)
• Bereich: 0 mm bis 80 mm
• Mit dem ↺-Button kehren Sie jederzeit zum Standard zurück

Empfohlene Logo-Größen

Die Druckgröße hängt von der Pixelgröße und der DPI-Information in der Bilddatei ab. InvoiceOtter liest die DPI-Metadaten automatisch aus — fehlen diese (häufig bei Web-Exporten), wird 96 dpi als Standard verwendet.

Faustregel: natürliche Druckgröße berechnen

Breite in mm = (Pixel-Breite ÷ DPI) × 25,4

Beispiel: 600 px ÷ 96 dpi × 25,4 = 158 mm — passt knapp in den Inhaltsbereich.

Empfehlungen nach Ausrichtung

Maximale Breite ohne Skalierung

Die Logo-Zone reicht von 20 mm bis 190 mm (alle Ausrichtungen). Das ergibt 170 mm maximale Druckbreite:

Ist das Logo breiter als 170 mm, wird es automatisch proportional verkleinert. Ein Logo mit 1.200 × 400 px bei 96 dpi (~317 × 106 mm) wird auf 170 × 57 mm skaliert — scharf, keine Verzerrung.

Rechnungsnummern

InvoiceOtter vergibt Dokumentnummern vollautomatisch. Das Format lässt sich flexibel konfigurieren.

Nummernformat

Das Nummernformat besteht aus einem Präfix mit optionalen Platzhaltern und einer laufenden Nummer. Verfügbare Platzhalter:

Beispiele:

Nummerierungsmodus: Jahresbezogen oder Fortlaufend

Das Format selbst bestimmt, wie die Nummern über Jahre hinweg vergeben werden:

Beispiel Jahresbezogen (RE-{jjjj}-{n4}):

RE-2026-0001, RE-2026-0002 … RE-2027-0001, RE-2027-0002 …

Beispiel Fortlaufend (RE-{n4}):

RE-0001, RE-0002 … RE-0999, RE-1000, RE-1001 …

Startnummer

Die Startnummer legt fest, bei welchem Zählerstand ein neuer Nummernkreis beginnt — also beim ersten Dokument eines neuen Jahres (jahresbezogener Modus) oder beim allerersten Dokument überhaupt (fortlaufender Modus).

Typischer Anwendungsfall: Sie wechseln von einer anderen Software zu InvoiceOtter und hatten in 2026 bereits 47 Rechnungen. Setzen Sie die Startnummer auf 48 — die erste Rechnung lautet dann RE-2026-0048.

Aktuellen Zählerstand bearbeiten

Im Abschnitt Aktueller Zählerstand (unter Einstellungen → Nummernkreise) sehen Sie die nächste zu vergebende Nummer pro Dokumenttyp.

Nummernkreise je Dokumenttyp

Jeder Dokumenttyp hat einen eigenen Nummernkreis mit separatem Präfix und Format. So lassen sich Angebots- und Rechnungsnummern klar voneinander unterscheiden.

Präfix und Format lassen sich pro Typ in den Einstellungen individuell anpassen — die Platzhalter (siehe oben) funktionieren dabei für alle Typen identisch.

Update-Prüfung (optional)

Unter Einstellungen → Sonstiges können Sie die automatische Update-Prüfung aktivieren oder deaktivieren. Seit Version 1.4.0 ist sie standardmäßig deaktiviert.

Dokumententexte

Unter Einstellungen → Dokumententexte können Sie für jeden Dokumenttyp eigene Standard-Texte hinterlegen, die automatisch in neue Dokumente eingefügt werden.

Leer lassen = Standardtext verwenden

Wenn Sie ein Textfeld leer lassen, verwendet InvoiceOtter automatisch einen eingebauten Standardtext. Die Standardtexte sind:

Platzhalter in Texten

In Texten für Stornorechnungen kann der Platzhalter {0} verwendet werden:

Beispiel: wir stornieren die Rechnung {0} und schreiben Ihnen den Betrag gut. wird zu: wir stornieren die Rechnung RE-2026-042 und schreiben Ihnen den Betrag gut.

Einheiten

Unter Einstellungen → Einheiten verwalten Sie die verfügbaren Mengeneinheiten, die beim Anlegen von Artikeln und Positionen ausgewählt werden können.

Mitgelieferte Einheiten: Stunde · Tag · Stück · Pauschal · kg · m · m² · l · Monat

Eigene Einheit anlegen:

1. Klicken Sie auf „+ Neue Einheit”
2. Geben Sie die Kurzbezeichnung ein (z. B. Seite, Lizenz, Projekt)
3. Optional: Langbezeichnung für die Anzeige auf PDFs

Einheiten können umbenannt, aber nicht gelöscht werden, wenn sie bereits in Artikeln oder Dokumenten verwendet werden.

Speicherorte und Verzeichnisse

Unter Einstellungen → Verzeichnisse legen Sie fest, in welche Ordner exportierte Dokumente gespeichert werden sollen.

Die Felder für Rechnungen, Angebote und Storno-PDFs unterstützen Platzhalter: {Dokumenttyp}, {Jahr}, {Monat} und {DokumentNr}. Beispiel: Rechnungen/{Jahr}/{Monat} speichert PDF-Dateien je Jahr und Monat getrennt.

📸 Screenshot folgt: Verzeichnis-Einstellungen

Entwurf-Unterordner

Vorschau-PDFs, die Sie während der Bearbeitung eines Dokuments erstellen, landen in einem separaten Unterordner. Der Standardname ist Entwürfe. Sie können diesen Namen frei vergeben — der Unterordner wird automatisch unter dem konfigurierten Basisverzeichnis angelegt.

PDF nach Export automatisch öffnen

Wenn Sie diese Option aktivieren, öffnet InvoiceOtter jedes exportierte PDF direkt in Ihrem Standard-PDF-Programm (z. B. Adobe Acrobat Reader). Das gilt sowohl für finale Dokumente als auch für Vorschau-PDFs.

Import und Export

Unter Einstellungen → Import / Export können Sie Kunden und Artikel als CSV-Dateien importieren und exportieren.

📸 Screenshot folgt: Import / Export

Kunden exportieren

1. Öffnen Sie Einstellungen → Import / Export
2. Klicken Sie bei „Kunden” auf „Exportieren”
3. Wählen Sie einen Speicherort — die Datei enthält alle Kundenfelder als Spalten

Kunden importieren

1. Klicken Sie bei „Kunden” auf „Importieren”
2. Wählen Sie Ihre CSV-Datei (UTF-8-kodiert, Semikolon als Trennzeichen)
3. Prüfen Sie die Vorschau und bestätigen Sie mit „Importieren”

Artikel exportieren & importieren

Identisch zum Kunden-Export/-Import — über den Bereich „Artikel” im selben Dialog.

E-Mail (SMTP)

Unter Einstellungen → E-Mail können Sie einen SMTP-Server hinterlegen, über den InvoiceOtter Rechnungen direkt per E-Mail versenden kann.

Hinweis zu Gmail und Outlook

Google und Microsoft erlauben aus Sicherheitsgründen keine direkte Anmeldung mit dem normalen Konto-Passwort. Stattdessen benötigen Sie ein sogenanntes App-Passwort:

Gmail:

1. Google-Konto öffnen → Sicherheit
2. 2-Schritt-Verifizierung aktivieren (falls noch nicht aktiv)
3. Unter Sicherheit → App-Passwörter → neues Passwort für „E-Mail” erstellen
4. Den generierten Code (16 Zeichen) als Passwort in InvoiceOtter eintragen

Outlook / Hotmail:

1. Microsoft-Konto öffnen → Sicherheit → Erweiterte Sicherheitsoptionen
2. App-Kennwörter → neues Kennwort erstellen
3. Den generierten Code als Passwort eintragen

Backup

InvoiceOtter speichert alle Daten in einer lokalen SQLite-Datenbank. Ein regelmäßiges Backup schützt vor Datenverlust durch Hardwarefehler.

📸 Screenshot folgt: Backup & Wiederherstellen

Backup erstellen

1. Öffnen Sie Einstellungen → Backup
2. Klicken Sie auf „Backup erstellen”
3. Wählen Sie einen Speicherort (z. B. USB-Stick oder Cloud-Ordner)

Die Backup-Datei hat die Endung .db und kann jederzeit wiederhergestellt werden.

Backup wiederherstellen

1. Öffnen Sie Einstellungen → Backup
2. Klicken Sie auf „Backup wiederherstellen”
3. Wählen Sie Ihre .db-Backup-Datei aus

Empfohlene Backup-Strategie

• Backup nach jeder abgeschlossenen Arbeitssitzung
• Kopie auf externen Datenträger und Cloud-Speicher (OneDrive, Nextcloud)
• Monatliche Archivkopie an einem separaten Ort aufbewahren

Tastenkürzel

InvoiceOtter unterstützt Tastenkombinationen für die häufigsten Aktionen auf der Dokumenten-Seite.

Updates

InvoiceOtter prüft beim Start einmalig, ob eine neue Version verfügbar ist.

• Update verfügbar: Ein Banner erscheint oben in der App mit Download-Link
• Aktuell: Keine Anzeige, die App startet normal
• Offline: Kein Update-Check, die App startet normal ohne Fehlermeldung

Fehlerbehebungen (Bugfixes) werden kostenlos bereitgestellt. Neue Funktionen können in Form von Updates erscheinen – es gibt jedoch kein Versprechen auf regelmäßige Updates oder neue Features. Sie nutzen InvoiceOtter mit dem Funktionsumfang der Version, die Sie erworben haben.