eRechnung / ZUGFeRD
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein deutsches Format für elektronische Rechnungen. Es kombiniert ein lesbares PDF mit einer eingebetteten XML-Datei, die alle Rechnungsdaten maschinenlesbar enthält.
Das Ergebnis ist eine einzige PDF-Datei, die:
- für Menschen normal lesbar ist (wie jedes andere PDF)
- gleichzeitig von Buchhaltungssystemen automatisch verarbeitet werden kann
Gesetzliche Pflicht ab 2025
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland B2B-Rechnungen (Rechnungen zwischen Unternehmen) auf Anfrage im ZUGFeRD-Format oder als XRechnung ausstellen können. Ab 2027 wird dies zur allgemeinen Pflicht.
Note
Privatpersonen (B2C) sind von dieser Pflicht nicht betroffen. Als Kleinunternehmer gilt die Pflicht grundsätzlich ebenfalls — prüfen Sie im Zweifel mit Ihrem Steuerberater, ob und wann sie für Sie greift.
InvoiceOtter unterstützt ZUGFeRD Basic (EN 16931), das für die meisten Selbständigen und Kleinunternehmer ausreicht.
📸 Screenshot folgt: ZUGFeRD-PDF mit eingebetteter XML
eRechnung in InvoiceOtter aktivieren
Die eRechnung ist standardmäßig aktiv. Bei jedem PDF-Export wird automatisch die ZUGFeRD-XML in die PDF-Datei eingebettet — ohne zusätzlichen Schritt.
Sie müssen lediglich sicherstellen, dass Ihre Firmendaten vollständig hinterlegt sind:
- Firmenname oder vollständiger Name
- Vollständige Adresse (Straße, PLZ, Ort)
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID
Tip
Diese Angaben pflegen Sie unter Einstellungen → Firmendaten.
Voraussetzungen: Was muss ausgefüllt sein?
Damit InvoiceOtter eine gültige, konforme eRechnung erzeugen kann, müssen folgende Felder in den Einstellungen → Firmendaten vollständig ausgefüllt sein:
| Feld in InvoiceOtter | Pflicht? | ZUGFeRD-Feldname | Erklärung |
|---|---|---|---|
| Firmenname / Name | Ja | BT-27 Seller name | Name des Rechnungsstellers — ohne diesen Eintrag wird die XML abgelehnt |
| Steuernummer oder USt-ID | Ja (mind. eine) | BT-32 / BT-31 | Steuerliche Identifikation des Verkäufers — mindestens eine der beiden muss angegeben sein |
| Straße, PLZ, Ort, Land | Empfohlen | BT-35..BT-40 | Adresse des Rechnungsstellers |
| IBAN | Optional | BT-84 | Bankverbindung für SEPA-Überweisung |
| BIC / Bankname | Optional | BT-86 / BT-85 | Ergänzung zur IBAN |
Auf der Dokumentseite werden außerdem folgende Angaben aus dem Dokument selbst übernommen:
| Feld im Dokument | Pflicht? | ZUGFeRD-Feldname | Erklärung |
|---|---|---|---|
| Kundename | Ja | BT-44 Buyer name | Name des Rechnungsempfängers |
| Leistungsdatum oder Leistungszeitraum | Ja | BT-72 / BG-14 | Liefer-/Leistungsdatum; fehlt es, verwendet InvoiceOtter das Rechnungsdatum als Fallback |
| Rechnungsdatum | Ja | BT-2 | Wird automatisch gesetzt |
| Fälligkeitsdatum | Empfohlen | BT-9 | Aus den Zahlungsbedingungen (Fälligkeitstage) berechnet |
| Positionen (Name, Menge, Preis, MwSt.) | Ja | BG-25 | Alle Rechnungspositionen |
Warning
Fehlt der Firmenname oder sind weder Steuernummer noch USt-ID eingetragen, verweigert InvoiceOtter die PDF-Erzeugung mit einer klaren Fehlermeldung — statt eine technisch ungültige eRechnung zu erstellen.
ZUGFeRD-Profil wählen
Unter Einstellungen → Firmendaten → eRechnung (ZUGFeRD) können Sie das Konformitätsprofil festlegen:
| Profil | Beschreibung | Empfehlung |
|---|---|---|
| Minimum | Nur Pflichtangaben, kein Steuerbetrag | Nur für Sonderfälle |
| Basic WL | Wie Minimum, ohne Positionsdetails | — |
| Basic | Mit Positionsdetails | — |
| EN 16931 | Vollständig normkonform (Comfort) | Standard, empfohlen |
| Extended | Alle optionalen Felder | EDI / spezialisierte Empfänger |
Das Profil gilt für alle neu erstellten Rechnungen. Bereits abgeschlossene Rechnungen behalten ihr Profil.
Reverse-Charge und ZUGFeRD
Wenn Sie für ein Dokument Reverse Charge (§ 13b UStG) aktivieren, setzt InvoiceOtter in der ZUGFeRD-XML automatisch:
- BT-118 Steuerkategorie
AE(auf Header- und Zeilenebene) - BT-121 Steuerbefreiungsgrund-Code
VATEX-EU-AE - BT-120 Steuerbefreiungsgrund: Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers
Diese Angaben sind Pflichtfelder gemäß EN 16931 Regel BR-AE-10 und werden von elektronischen Empfangssystemen geprüft.
Hinweis: PDF wird schreibgeschützt geöffnet
Adobe Acrobat (und einige andere PDF-Betrachter) zeigen beim Öffnen einer Rechnung den Hinweis: „Diese Datei verlangt Konformität mit dem PDF/A-Standard und wurde schreibgeschützt geöffnet.”
Das ist kein Fehler — es ist korrektes Verhalten:
- ZUGFeRD schreibt das PDF/A-3b-Format vor (Archivstandard)
- PDF/A-Dateien dürfen nachträglich nicht verändert werden — Acrobat setzt die Datei daher korrekt auf schreibgeschützt
- Drucken, Weiterleiten und Archivieren funktionieren uneingeschränkt
- Andere Betrachter (Windows Edge, Firefox, Foxit) zeigen diesen Hinweis in der Regel nicht
Was wird in der XML gespeichert?
Die eingebettete XML enthält unter anderem:
| Feld | Beispiel |
|---|---|
| Rechnungsnummer | RE-2025-0042 |
| Rechnungsdatum | 2025-03-15 |
| Leistungsdatum | 2025-03-15 (oder Zeitraum) |
| Fälligkeitsdatum | 2025-04-15 |
| Verkäufer (Name, Adresse, USt-ID/Steuer-Nr.) | Ihre Firmendaten |
| Käufer (Name, Adresse) | Kundendaten |
| Positionen (Menge, Preis, MwSt.) | Alle Rechnungspositionen |
| Gesamtbetrag netto / brutto | Summen |
| Zahlungsinformationen | IBAN (optional) |
Prüfung der eRechnung
Sie können Ihre exportierten PDFs kostenlos auf Konformität prüfen:
- Mustang Viewer – ZUGFeRD-Validator
- Factur-X Validator – EU-weit anerkannt
Tip
Für die meisten Anwender reicht es, einmalig eine Test-Rechnung zu prüfen. Bei regelmäßiger Nutzung genügt es, das Format nach einem InvoiceOtter-Update erneut stichprobenartig zu kontrollieren.
Häufige Fragen
Kann ich die XML-Datei separat exportieren? Nein — ZUGFeRD bettet die XML direkt ins PDF ein. Eine separate XML-Datei ist für das ZUGFeRD-Format nicht vorgesehen.
Unterstützt InvoiceOtter auch XRechnung? Aktuell noch nicht. XRechnung (reine XML ohne PDF) ist vor allem für Behörden-Rechnungen relevant. Sprechen Sie uns an, wenn Sie XRechnung benötigen.
Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD Basic und Extended? Das Basic-Profil deckt den Standard-Anwendungsfall ab (Rechnungen mit Positionen, MwSt., Zahlungsziel). Das Extended-Profil erlaubt zusätzliche Felder wie Projektnummern, Bestellbezüge oder mehrere Zahlungsbedingungen. InvoiceOtter unterstützt aktuell Basic.