eRechnung / ZUGFeRD
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein deutsches Format für elektronische Rechnungen. Es kombiniert ein lesbares PDF mit einer eingebetteten XML-Datei, die alle Rechnungsdaten maschinenlesbar enthält.
Das Ergebnis ist eine einzige PDF-Datei, die:
- für Menschen normal lesbar ist (wie jedes andere PDF)
- gleichzeitig von Buchhaltungssystemen automatisch verarbeitet werden kann
Gesetzliche Pflicht ab 2025
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland B2B-Rechnungen (Rechnungen zwischen Unternehmen) auf Anfrage im ZUGFeRD-Format oder als XRechnung ausstellen können. Ab 2027 wird dies zur allgemeinen Pflicht.
Note
Privatpersonen (B2C) sind von dieser Pflicht nicht betroffen. Als Kleinunternehmer gilt die Pflicht grundsätzlich ebenfalls — prüfen Sie im Zweifel mit Ihrem Steuerberater, ob und wann sie für Sie greift.
InvoiceOtter unterstützt ZUGFeRD im Profil EN 16931, das für die meisten Selbständigen und Kleinunternehmer ausreicht.
eRechnung in InvoiceOtter aktivieren
Die eRechnung ist standardmäßig aktiv. Bei jedem PDF-Export wird automatisch die ZUGFeRD-XML in die PDF-Datei eingebettet — ohne zusätzlichen Schritt.
Sie müssen lediglich sicherstellen, dass Ihre Firmendaten vollständig hinterlegt sind:
- Firmenname oder vollständiger Name
- Vollständige Adresse (Straße, PLZ, Ort)
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID
Tip
Diese Angaben pflegen Sie unter Einstellungen → Unternehmen (Abschnitt „Firmendaten”).
Voraussetzungen: Was muss ausgefüllt sein?
Damit InvoiceOtter eine gültige, konforme eRechnung erzeugen kann, müssen folgende Felder in den Einstellungen → Unternehmen vollständig ausgefüllt sein:
| Feld in InvoiceOtter | Pflicht? | ZUGFeRD-Feldname | Erklärung |
|---|---|---|---|
| Firmenname / Name | Ja | BT-27 Seller name | Name des Rechnungsstellers — ohne diesen Eintrag wird die XML abgelehnt |
| Steuernummer oder USt-ID | Ja (mind. eine) | BT-32 / BT-31 | Steuerliche Identifikation des Verkäufers — mindestens eine der beiden muss angegeben sein |
| Straße, PLZ, Ort, Land | Empfohlen | BT-35..BT-40 | Adresse des Rechnungsstellers |
| IBAN | Optional | BT-84 | Bankverbindung für SEPA-Überweisung |
| BIC / Bankname | Optional | BT-86 / BT-85 | Ergänzung zur IBAN |
Auf der Dokumentseite werden außerdem folgende Angaben aus dem Dokument selbst übernommen:
| Feld im Dokument | Pflicht? | ZUGFeRD-Feldname | Erklärung |
|---|---|---|---|
| Kundename | Ja | BT-44 Buyer name | Name des Rechnungsempfängers |
| Leistungsdatum oder Leistungszeitraum | Ja | BT-72 / BG-14 | Liefer-/Leistungsdatum; fehlt es, verwendet InvoiceOtter das Rechnungsdatum als Fallback |
| Rechnungsdatum | Ja | BT-2 | Wird automatisch gesetzt |
| Fälligkeitsdatum | Empfohlen | BT-9 | Aus den Zahlungsbedingungen (Fälligkeitstage) berechnet |
| Positionen (Name, Menge, Preis, MwSt.) | Ja | BG-25 | Alle Rechnungspositionen |
Warning
Fehlt der Firmenname oder sind weder Steuernummer noch USt-ID eingetragen, verweigert InvoiceOtter die PDF-Erzeugung mit einer klaren Fehlermeldung — statt eine technisch ungültige eRechnung zu erstellen.
ZUGFeRD-Profil wählen
Unter Einstellungen → Steuer & eRechnung (Abschnitt „eRechnung (ZUGFeRD)”) können Sie das Konformitätsprofil festlegen:
| Profil | Beschreibung | Empfehlung |
|---|---|---|
| EN 16931 | Vollständig normkonform | Standard, empfohlen |
| Extended | Alle optionalen Felder | EDI / spezialisierte Empfänger |
Die Profile Minimum, Basic WL und Basic bietet InvoiceOtter bewusst nicht mehr an: Minimum und Basic WL sind laut aktueller EN16931-Codeliste in Deutschland seit dem 1. Januar 2025 nicht mehr zulässig, und Basic bietet gegenüber EN 16931 keinen Vorteil.
Das Profil gilt für alle neu erstellten Rechnungen. Bereits abgeschlossene Rechnungen behalten ihr Profil.
Reverse-Charge und ZUGFeRD
Wenn Sie für ein Dokument Reverse Charge (§ 13b UStG) aktivieren, setzt InvoiceOtter in der ZUGFeRD-XML automatisch:
- BT-118 Steuerkategorie
AE(auf Header- und Zeilenebene) - BT-121 Steuerbefreiungsgrund-Code
VATEX-EU-AE - BT-120 Steuerbefreiungsgrund: Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers
Diese Angaben sind Pflichtfelder gemäß EN 16931 Regel BR-AE-10 und werden von elektronischen Empfangssystemen geprüft.
Kleinunternehmerregelung und ZUGFeRD
Ist unter Einstellungen → Steuer & eRechnung die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) aktiv, setzt InvoiceOtter in der ZUGFeRD-XML automatisch:
- BT-118 Steuerkategorie
E(steuerbefreit) - BT-120 Steuerbefreiungsgrund: der hinterlegte Kleinunternehmer-Hinweistext (Standard: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.”)
Auch das ist Pflicht gemäß EN 16931 Regel BR-E-10 — ohne Befreiungsgrund würde eine Kleinunternehmer-Rechnung von elektronischen Empfangssystemen abgelehnt.
Rabatt auf Positionsebene (ab Version 1.8.0, nur Profil Extended)
Tragen Sie bei einer Position einen Rabatt in Prozent ein, übernimmt InvoiceOtter diesen im Profil Extended zusätzlich als eigenes, strukturiertes Element in der ZUGFeRD-XML (Rabattbetrag, Rabattsatz und Grund „Rabatt”). Im Netto-Einzelpreis und in den Rechnungssummen ist der Rabatt in jedem Profil korrekt berücksichtigt — im Profil EN 16931 fehlt lediglich die zusätzliche, strukturierte Extra-Angabe für den Rabatt selbst.
Hinweis: PDF wird schreibgeschützt geöffnet
Adobe Acrobat (und einige andere PDF-Betrachter) zeigen beim Öffnen einer Rechnung den Hinweis: „Diese Datei verlangt Konformität mit dem PDF/A-Standard und wurde schreibgeschützt geöffnet.”
Das ist kein Fehler — es ist korrektes Verhalten:
- ZUGFeRD schreibt das PDF/A-3b-Format vor (Archivstandard)
- PDF/A-Dateien dürfen nachträglich nicht verändert werden — Acrobat setzt die Datei daher korrekt auf schreibgeschützt
- Drucken, Weiterleiten und Archivieren funktionieren uneingeschränkt
- Andere Betrachter (Windows Edge, Firefox, Foxit) zeigen diesen Hinweis in der Regel nicht
Was wird in der XML gespeichert?
Die eingebettete XML enthält unter anderem:
| Feld | Beispiel |
|---|---|
| Rechnungsnummer | RE-2025-0042 |
| Rechnungsdatum | 2025-03-15 |
| Leistungsdatum | 2025-03-15 (oder Zeitraum) |
| Fälligkeitsdatum | 2025-04-15 |
| Verkäufer (Name, Adresse, USt-ID/Steuer-Nr.) | Ihre Firmendaten |
| Käufer (Name, Adresse) | Kundendaten |
| Positionen (Menge, Preis, MwSt.) | Alle Rechnungspositionen |
| Gesamtbetrag netto / brutto | Summen |
| Zahlungsinformationen | IBAN (optional) |
Prüfung der eRechnung
Sie können Ihre exportierten PDFs kostenlos auf Konformität prüfen:
- Mustang Viewer – ZUGFeRD-Validator
- Factur-X Validator – EU-weit anerkannt
Tip
Für die meisten Anwender reicht es, einmalig eine Test-Rechnung zu prüfen. Bei regelmäßiger Nutzung genügt es, das Format nach einem InvoiceOtter-Update erneut stichprobenartig zu kontrollieren.
Häufige Fragen
Kann ich die XML-Datei separat exportieren? Nein — ZUGFeRD bettet die XML direkt ins PDF ein. Eine separate XML-Datei ist für das ZUGFeRD-Format nicht vorgesehen. Ansehen können Sie die eingebettete XML aber direkt in InvoiceOtter: Öffnen Sie ein finalisiertes Dokument und klappen Sie dort den Bereich „eRechnung-XML” auf (siehe Dokumente).
Unterstützt InvoiceOtter auch XRechnung? Die eigentliche XRechnung-Ausgabe (reine XML-Datei für Behörden) noch nicht. Seit Version 1.8.0 können Sie im Kundenstamm aber bereits das bevorzugte Format und die Leitweg-ID hinterlegen — eine Vorbereitung auf die XRechnung-Ausgabe in einer späteren Version (siehe Kunden → eRechnung).
Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD EN 16931 und Extended? Das EN 16931-Profil deckt den Standard-Anwendungsfall ab (Rechnungen mit Positionen, MwSt., Zahlungsziel) und ist der gesetzliche Mindeststandard für B2B-Rechnungen. Das Extended-Profil erlaubt zusätzliche Felder wie Lieferadressen, Lieferbedingungen, mehrere Zahlungsbedingungen oder strukturierte Rabatte auf Positionsebene (siehe oben) — vor allem für spezialisierte EDI-Anbindungen relevant.